17 czerwiec - Prezentacja i prowadzenie spotkań
Warszawa, 17 czerwiec 2009 r.
Temat: Prezentacja i prowadzenie spotkań.
Czerwcowe spotkanie odbyło się pod hasłem: Prezentacja i prowadzenie spotkań. W dyskusji wziął udział zaproszony gość – menedżer z wieloletnim stażem w branży IT – Dariusz Szostek.
Spotkanie rozpoczęliśmy od podziału spotkań na:
- informacyjne
- warsztatowe
- decyzyjne
Uczestnicy stwierdzili, że wspólnymi elementami tych spotkań są: agenda, osoba prowadząca spotkanie oraz odbiorcy.
Przygotowując spotkanie należy przemyśleć poniższe kwestie:
1. Cel spotkania
Menedżer powinien jasno sprecyzować, w jakim celu organizuje spotkanie, co chce przez nie osiągnąć oraz jakiego rodzaju ma to być spotkanie. Czy ma to być spotkanie, na którym przekazuje tylko informację uczestnikom, czy oczekuje, że odbędzie się dyskusja, która umożliwi mu zrozumienie tego tematu przez słuchaczy. Czy mają być podjęte w tym temacie jakieś decyzje, itp.
2. Uczestnicy spotkania
Uczestnicy spotkania powinni być dobierani pod względem celu spotkania. Warto przemyśleć, kogo zapraszać na poszczególne spotkania, tak aby uczestnicy czuli się, że to spotkanie jest kierowane do nich. Ważne jest jasne poinformowanie uczestników dlaczego biorą udział w tym spotkaniu, jakie są oczekiwania co do ich roli. Zapraszanie ludzi pośrednio zainteresowanych tematem lub zbyt duże grono uczestników osłabia skuteczność spotkania.
3. Forma spotkania
Formę spotkania należy dostosować do celu oraz do grona uczestników
· Jeżeli cel spotkania jest tylko informacyjny, należy przygotować prezentację, z pytaniami po zakończeniu prelekcji.
· Jeżeli menedżer oczekuje dyskusji, powinien zaplanować krótkie przedstawienie problemu i prowadzić spotkanie tak, aby dawać jak najwięcej szansy na usłyszenie opinii uczestników.
· Jeżeli na spotkaniu ma być podjęta decyzja, to trzeba przedstawić propozycje rozwiązań w kilku wariantach.
Istotne również jest logistyczna organizacja spotkania, czyli miejsce i godzina spotkania.
Omawiając istotne elementy prowadzenia spotkań, rozgorzała dyskusja na temat oceniania pracowników podczas spotkań. Uczestnicy stwierdzili, że ważne jest, aby docenić pomyły i kreatywność innych na forum grupy, a także powiedzieć słowo „dziękuję”, żeby taka osoba czuła się doceniona, a tym samym zmotywowana do dalszej pracy.
Warto również zastanowić się nad potencjalnymi przeszkodami, jakie się mogą pojawić w trakcie spotkania. Istotne przeszkody to brak zaangażowania uczestników, czy reakcja na przekaz niezgodna z oczekiwaniami, lub brak informacji zwrotnej odnośnie zrozumienia tematu.
Często spotykaną trudnością jest właśnie brak zaangażowania, czy „usypiania” uczestników. Na naszym spotkaniu został podsunięty pomysł, „jak obudzić słuchaczy?”. Zaproszony gość dzieląc się swoim doświadczeniem, stwierdził, że wystarczy jakaś zmiana podczas prowadzenia spotkania, czy to za pomocą gadżetu czy zadania pytania. Dobrym sposobem jest również chwila ciszy, która skupia uwagę innych („Dobry mówca musi nauczyć się pracować z ciszą”).
Druga część spotkania KNMu została poświęcona podsumowaniu całego cyklu spotkań. Uczestnicy dzielili się swoimi refleksjami oraz opiniami. Zostały również wręczone dyplomy uczestnictwa w spotkaniach.
