20 październik 2009 - Delegowanie zadań
Warszawa, 20 październik 2009 r.
Temat: Delegowanie zadań
Październikowe spotkanie Klubu Nowego Menedżera poświęcone było tematowi delegowania zadań. Razem z zaproszonym gościem Panem Wojciechem Zagórskim – Dyrektorem Zarządzającym firmą kosmetyczną – rozmawialiśmy, dlaczego trudne jest delegowanie zadań i jak to robić.
Zaproszony gość rozpoczął spotkanie po przez przytoczenie zasady Pareto, która mówi, że 80% czynności przynosi 20 % zysków, a 20% czynności przynosi 80 % zysków. Jak stwierdził gość, w zawodzie menedżera 20% czynności powinno przynieść 80% zysków.
(„Jako menedżerowie, sami musimy wierzyć w to, co robimy! Mieć pasję!”)
Delegowanie zadań jest jedną z najważniejszych umiejętności menedżera. Uzgadnia on zadania i cele z członkami zespołu, a zespół zajmuje się ich realizacją. Ważne jest, aby przy delegowaniu dobrze zdefiniować zadania i jasno przekazać je pracownikowi. Poniższy przypadek przytoczony przez gościa doskonale to pokazuje.
Przypadek 1
Menedżer nie potrafił porozumieć się z asystentką w sprawie dotyczącej konkretnego zadania, chociaż lubił ją, jako osobę. Stracił do niej jednak zaufanie na tyle, że zapisywał sobie w kalendarzu, kiedy ma sprawdzić wykonanie przez nią zadania. Po wielu wspólnych rozmowach kierownik uświadomił sobie, że nie potrafił przekazać jej, o co mu chodzi. Czas pokazał, że jasno, konkretnie przedstawiony asystentce czy innym pracownikom plan działania oraz dobrze zdefiniowane obowiązki i zadania, owocują w postaci dobrze wykonanej pracy.
Podczas spotkania padło pytanie dotyczące delegowania zadań osobie, która jest indywidualistą („to ja jestem tutaj gwiazdą”). Jak postępować z taką osobą? Uczestnicy stwierdzili, że z jednej strony należy takiej osobie zostawić pole indywidualności, „rozpalać ogień indywidualności”, z drugiej strony jednak nie wolno sobie wejść na głowę.
Przypadek 2
Jednym z najtrudniejszych momentów dla zaproszonego gościa jako nowego menedżera było zarządzanie, a więc i delegowanie zadań osobom, które były od niego starsze. Miał obawy, czy będzie dla nich autorytetem. Jednak słuchanie potrzeb pracowników i traktowanie każdego indywidualnie okazało się być tą umiejętnością menedżera, która pomogła przezwyciężyć trudność w zarządzaniu.
Przypadek 3
Menedżer przejął projekt, który wymagał dużej i szybkiej restrukturyzacji. Zbliżał się termin zamknięcia tego projektu, w związku z czym były coraz większe naciski na menedżera ze strony przełożonych. Dużą trudnością jaką napotkał, było kierowanie starszymi od siebie osobami, które miały inne poglądy i nie chciały wykonywać swoich obowiązków. To co zrobił kierownik, to doprowadził do sytuacji konfrontacyjnej z pracownikami, której się obawiał. Sytuacja ta nauczyła go, że nie wolno bać się konfrontacji, trzeba mieć wiarę w siebie i swoje kompetencje.
Spotkanie zakończyło się podsumowaniem wszystkich informacji oraz wyciągnięciem wniosków: Menedżer podejmuje decyzję i do niego należy ostatnie zdanie bez względu na stopień trudności delegowania zadań, przeszkody, wywieranie nacisków czy też podważanie jego autorytetu.
